Antecipe-se às auditorias do Sistema de Gestão de Qualidade

A garantia da qualidade – regulada pelas normas ISO 9000- abrange, entre outros aspectos, importantes melhoras nos processos internos das organizações.

Quando se faz referência a essa norma, frequentemente, aparecem conceitos de benefícios associados ao aumento da produtividade através da redução de tempos em atividades, redução de custos e consequentemente uma melhora significativa do trabalho em geral, com diminuição de erros e uma nova “cultura corporativa”.

Está se tornando cada vez mais evidente, que não se pode ter uma garantia de qualidade se não há, ao mesmo tempo, um sistema de gestão documental sólido que o respalde. A documentação é o suporte do sistema de gestão de qualidade, pois é nela que se encontram, não só as formas de operação de determinada empresa, mas também toda a informação que permite o desenvolvimento de todos os processos e a tomada de decisões.

Um sistema de gestão documental permite identificar os documentos vinculados aos processos de qualidade, assegurar o acesso a esses documentos pelas pessoas corretas, fixar critérios de conservação, definir responsabilidades, coletar registros de processos produtivos e outras questões.

É além do significado literal de “informatizar” o processo – isso pode ser necessário e muito útil em alguns casos ou totalmente insuficiente em outros. Por isso, paralela a norma iso 9000 de qualidade, existe a norma ISO 15489 (agora UNE-ISO 15489. Informação e documentação. Gestão de documentos). Essa última norma estebelece os princípios gerais para um sistema de gestão de qualidade. Um sistema que deve contar, em primeiro lugar, com o suporte e a participação ativa da empresa e que deve regular todo o ciclo de vida dos documentos: desde o recebimento/geração até o arquivo/destruição.

Ao mesmo tempo que um novo empregado que se incorpora à uma empresa recebe um “documento de boas vindas” com o organograma funcional, apresentação de outros funcionários e setores, manual de procedimentos, etc., também deveria receber um “Manual de gestão documental” com explicações de onde encontrar documentos que deve usar em suas atividades diárias, como salvar os novos documentos que irá gerar, o que fazer com os emails que recebe ou envia, etc.

Assim, Trebol soluciona as seguintes questões, entre outras tantas:

Repositório Documental SGC

  • Como implementar un repositório de documentos para o SGC facilitando seu acesso e consulta.
  • Ciclo de Edição-Revisão-Publicação de documentos.
  • Edição e versionamento on line de documentos Microsoft Office

Registro e Tratamento de incidências

  • Deixe de lado papéis físicos, planilhas e/ou métodos ad-hoc. Infomatize o cadastro e tratamento de Observações ,Oportunidades de Melhora e Não Conformidades.
  • Planejamento com definição de responsáveis e vencimentos de execução.
  • Verificação de tratamento e fechamento de incidências.

Implementação dos Principais Processos alcançados pelas Normas Certificadas

  • Informatização de Processos (ações, documentos, perfis, etc)
  • Registros de auditoria de ações de cada responsável.
  • Integração de emails com os clientes ou entidades externas.
  • Painés de controle.

Se sua empresa se encontra em processo de certificação ou renovação de alguma norma de Qualidade, ou simplesmente pretende se tornar mais eficiente em seus processos, Trebol será uma ferramenta de software que tornará o dia a dia muito mais eficiente e controlado.

As certificações já não representarão esforços extras para ordenar e colocar em dia os registros exigidos pela norma. Implementando Trebol, os registros serão armazenados de forma natural e ágil por todos em sua empresa.Manter os registros do SGC atualizados diariamente valorizará sua empresa e ajudará na tomada de decisões, que é um dos principais benefícios ao se implementar Trebol.

Obtenha mais informações em nosso site https://www.treboldocs.com ou entre em contato para acessorarmos o seu caso.

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