Receba, gerencie e pague faturas de maneira eficiente

Existe uma falta de controle e organização no fluxo de pagamento de faturas de fornecedores, na sua empresa? As faturas são perdidas, há muitas reclamações de fornecedores, pagamentos duplicados ou mesmo fornecedores inexistentes? Muitos recursos utilizados no controle dessa tarefa? Se você se identificou em algum desses questionamentos, sugiro que continue lendo esse artigo que pode te ajudar a encontrar uma solução.

Vamos resumir abaixo, as diferentes dificuldades que as empresas enfrentam para gerenciar faturas de fornecedores.

Recepção distribuída

As faturas chegam ao setor de Pagamento de Fornecedores por diversos meios. Os receptores nem sempre estão bem identificados, ou mesmo se encontram distribuídos em diversas filiais da empresa, tornando um caos o trabalho de unificar e enviar essa informação para o setor de Pagamento.

Diferentes formatos

Se a empresa não tem um canal formalizado de entrada de faturas, esses documentos acabam ingressando em diferentes formatos e meios (papel, PDF, imagem, mail, etc.). Atualmente, graças ao regime de faturamento eletrônico, 80% das faturas já são digitais e em formato PDF. Num período curto, essa porcentagem irá atingir 100%, o que facilitará ainda mais a implantação de uma solução de TI.

Ingresso manual de dados

Uma vez que as faturas são recebidas, em geral são direcionadas para algum sistema ERP da empresa. Esse direcionamento é realizado via Data-Entry, onde se dedica muitas horas de trabalho, além da possibilidade da ocorrência de falhas no carregamento de dados.

Impressão para aprovação

Para a autorização do pagamento de faturas, é muito comum que certos setores da empresa imprimam esses documentos digitais para serem assinados fisicamente pelos responsáveis por tais compras. Se não são impressos, muitas vezes são reenviados por email. Nesse cenário, é muito comum o acúmulo de faturas em papel nos escritórios, emails perdidos e faturas pagas em atraso.

Solução

Com Trebol, sua empresa obterá de forma imediata os seguintes benefícios:

  • Formalização de um único endereço de e-mail para o recebimento de faturas onde os diferentes fornecedores enviarão as notas fiscais.
  • Automatização de carga via OCR, evitando o trabalho de data-entry e possíveis erros.
  • Validação de faturas de fornecedores.
  • Gerenciamento de Workflow de aprovação prévia e integração com o sistema ERP.
  • Cenário 100% digital, eliminando o acúmulo de papel e custos de impressão.
  • Integração con medios de pago.

Espero que esse resumo tenha esclarecido um pouco sobre as possibilidades e benefícios de um Gestor de Documentos.

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