Gestão de procesos Documentais na Industria do Petroleo

Em continuação, contaremos aqui um caso de êxito com suas problemáticas e a solução permitida através de Trebol na Industria do Petroleo.

Problemática

Como gerente de TI de uma empresa petrolífera líder da LATAM, Gustavo possuía uma grande quantidade de objetivos para cumprir. Um de seus principais desafios era buscar uma solução a cada um dos pedidos para sistematizar tarefas e operações que estavam fora do ERP.Depois de cotar inúmeras customizações e desenvolvimento, se deu conta que o caminho era outro. Devia encontrar uma ferramenta que lhe permitisse definir procesos e evitar altos custos e tempos de implementação em desenvolvimentos ou agregados ao ERP.

Busca

Agora o problema de Gustavo era muito mais simples: encontrar um único produto que permitisse executar as operações de vários setores por fora do ERP. O que necessitava era uma ferramenta de gestão de processos.Após buscar e investigar sobre esse tipo de solução, selecionou uma série de requisitos de deveria encontrar para cumprir com as demandas de seus clientes internos.

  • Contar com formulários para a entrada de informação altamente configuráveis. Um de seus requerimentos incluía eliminar o envio de planilhas para fornecedores, substituindo-as por formulários web. E por isso, o produto deveria suportar formulários complexos, com valores de diferentes tipos e dependências entre os mesmos.
  • Poder definir processos que vinculem múltiplos documentos e formulários. Era imprescindível que toda essa informação fosse organizada em um único lugar, a fim de que se evitasse ao máximo um mar de documentos perdidos.
  • Possuir independência para manipular as configurações sem necessitar perder tempo com pressupostos adicionais e modificações de processos.

Solução

Após avaliar as principais opções do mercado, Gustavo selecionou Trebol, uma vez que cumpria com todos os requisitos, e ainda contava com uma interface de usuário agradável e muito simples.

O projeto de implemetação durou apenas 2 meses, incluindo análises, configuração e implementação de 7 processos: Solicitação de Notebook, Solicitação de Telefones, Solicitação de cartão de entrada, Lista de fornecedores, Acessos a Sistemas, Passagem de Projetos a Produção e Alta de Usuário.

ROI de 170% automatizando os processos. Redução de 80% nos tempos de operação.

Finalmente Gustavo conseguiu não só cumprir com os 3 principais requerimentos de sua busca, como também ficou muito surpreendido pelo alto nível de adaptação do produto, a flexibilidade do esquema de licenciamento e o nível de suporte com tempos de respostas muito mais baixos que o esperado.

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